Privacy Policy della Piattaforma KarmaLink

La presente informativa descrive come KarmaLink tratta i dati personali in relazione al sito web, alla piattaforma SaaS, ai form pubblici, all'onboarding e ai portali per operatori e clienti.

Informazione resa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della normativa italiana applicabile.

1. Titolare del trattamento

Titolare: Ermanno Devitofrancesco — P. IVA: 07634710722 — Via F. Lattanzio, 96 70126 Bari (BA) Italia.

Contatti: privacy@karmalink.it (diritti degli interessati e richieste generali) - privacy@karmalink.it (compliance tecnica, audit, incidenti). KarmaLink non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) in questa fase; i referenti indicati fungono da contatti privacy della piattaforma.

2. Ambito e categorie di interessati

Questa informativa si applica a:

visitatori del sito e form pubblici (es. richiesta accesso, inviti);

3. Tipologie di dati trattati

3.1 Dati identificativi e di contatto

nome, cognome, email, telefono, username, immagini profilo, dati professionali e fiscali forniti in registrazione;
dati inseriti nei form pubblici del sito.

3.2 Dati tecnici e di sicurezza

indirizzo IP, log accessi, user agent, cookie e tecnologie analoghe (vedi Cookie Policy);
log di sicurezza, autenticazione, audit accettazioni legali e eventi compliance.

3.3 Dati di utilizzo della piattaforma

appuntamenti, messaggi, contenuti caricati, utilizzo CRM, strumenti AI, attivita in dashboard;
dati relativi a verifiche tecniche (email, telefono/WhatsApp, controlli P.IVA) come descritto in Verifiche e limiti.

3.4 Dati forniti volontariamente

Contenuti, testi e file caricati dagli utenti. L'utente e responsabile della liceita e della pertinenza dei dati inseriti.

Gli allegati eventualmente scambiati nella chat sono trattati come file temporanei di scambio tra utenti autorizzati e non come archivio documentale. KarmaLink non analizza, certifica o garantisce il contenuto dei file; puo registrare eventi tecnici di upload, visualizzazione, download, eliminazione e scadenza per finalita operative, sicurezza e tracciabilita.

4. Finalita e basi giuridiche

I dati sono trattati per:

erogazione del servizio e gestione account (esecuzione del contratto / misure precontrattuali);
sicurezza, prevenzione abusi e fraudi (legittimo interesse / obblighi di legge);
assistenza, comunicazioni di servizio e miglioramento tecnico;
adempimenti normativi, fiscali e riscontro ad autorita;
verifiche di compliance in onboarding (esecuzione contratto / legittimo interesse);
eventuali attivita di marketing solo previo consenso ove richiesto.

5. Privacy tra operatori e clienti (doppio livello)

Distinzione essenziale:

per i dati trattati da KarmaLink come titolare (account piattaforma, sito, log, sicurezza, onboarding piattaforma), si applica la presente informativa;
per i dati che l'operatore tratta verso i propri clienti (schede cliente, sessioni, messaggi nel rapporto professionale, consensi CRM), l'operatore e autonomo titolare del trattamento;
KarmaLink agisce come fornitore di infrastruttura tecnologica e, ove applicabile, responsabile del trattamento limitato alle attivita tecniche concordate, senza determinare le finalita professionali del trattamento operatore-cliente.

L'operatore deve rendere disponibile ai propri clienti un'informativa privacy adeguata al proprio trattamento (anche tramite gli strumenti KarmaLink dedicati). KarmaLink non sostituisce tale informativa ne la responsabilita dell'operatore verso i propri clienti.

6. Dati particolari e contenuti sensibili

La piattaforma non e progettata come sistema sanitario o cartella clinica. Si invita a non archiviare categorie particolari di dati salvo stretta necessita e base giuridica valida. L'utente resta responsabile dei contenuti inseriti.

7. Funzionalita AI e fornitori tecnologici

Alcune funzionalita utilizzano sistemi di intelligenza artificiale e servizi cloud di terze parti. I dati possono essere elaborati da infrastrutture selezionate con misure di sicurezza ragionevoli. Non inserire nei prompt AI informazioni superflue o particolarmente sensibili.

8. Conservazione dei dati

I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalita indicate, salvo obblighi piu lunghi. Sintesi operativa (V1):

Categoria	Periodo indicativo
Account attivo	Durata del rapporto con la piattaforma
Account chiuso / dati profilo	Secondo policy di chiusura e obblighi di legge
Accettazioni legali e snapshot	Fino a 10 anni (prove e compliance)
Log sicurezza e audit piattaforma	Almeno 24 mesi, salvo esigenze di indagine
Messaggistica piattaforma	Fino a 24 mesi (salvo diversa impostazione futura)
Allegati chat temporanei	Default 7 giorni, configurabile 7/14/30 giorni; poi eliminazione automatica
Eventi tecnici allegati	Fino a 24 mesi, salvo esigenze di sicurezza o indagine
Onboarding non completato	Fino a 90 giorni, poi cancellazione/anonimizzazione
Documenti compliance archiviati	Fino a 10 anni post-chiusura account (archivio cifrato)
Backup infrastruttura	Secondo policy dell'hosting (preferenza UE)

Dettagli operativi interni: documento Governance dati.

9. Comunicazione e trasferimenti

I dati possono essere comunicati a fornitori tecnologici (hosting, email, cloud, AI), consulenti e autorita ove previsto. I dati non sono venduti. Alcuni fornitori possono comportare trasferimenti extra-UE con garanzie adeguate ove richiesto.

10. Diritti dell'interessato

Puoi esercitare diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilita scrivendo a privacy@karmalink.it. Gli utenti autenticati possono usare, ove disponibili, gli strumenti di export e gestione richieste GDPR nella piattaforma. Hai diritto di reclamo all'Autorita Garante per la protezione dei dati personali.

11. Sicurezza

KarmaLink adotta misure tecniche e organizzative ragionevoli rispetto alla natura del servizio e allo stato dell'arte, senza garantire sicurezza assoluta.

12. Cookie e documenti correlati

Per cookie e tecnologie simili vedi Cookie Policy. Documenti correlati: Termini operatori, Condizioni sito/portale, Moderazione, Verifiche, Hub legale.

13. Limitazioni del servizio

KarmaLink e una piattaforma tecnologica. Non svolge attivita medica, sanitaria, psicologica, terapeutica, diagnostica ne di certificazione professionale.

14. Modifiche

La presente informativa puo essere aggiornata. Le modifiche rilevanti saranno comunicate tramite piattaforma o altri canali appropriati; puo essere richiesta una nuova accettazione.

15. Contatti

Ermanno Devitofrancesco — P. IVA: 07634710722 — Via F. Lattanzio, 96 70126 Bari (BA) Italia - privacy: privacy@karmalink.it - compliance tecnica: privacy@karmalink.it.